betekeniseconomienetwerkorganisatiesorganisatieontwikkelingsamensturing

Samensturing in een platte organisatie (en wat andere organisaties daarvan kunnen leren)

Dit blog verscheen op Saminc.nl

Arwin van Holten en Sandra Barth

Het is voor mij heel natuurlijk om op een gelijkwaardige manier samen te werken en samen te sturen. Ik werk daarbij vanuit het organisatieprincipe Samensturing. Bij Samensturing stelt het management de leiderschapsrollen en de (strategische) kaders vast waarna de teams of afdelingen in de organisatie de verdere doorvertaling maken naar de operatie. Maar hoe zit dat in een volledig platte organisatie als een coöperatie, waar immers geen management of directie is? In dit blog zal ik vertellen hoe je in een volledig horizontale organisatie kunt samensturen aan de hand van de voorbeelden van Pentascope en Helpgoed. En wat je hiervan kan leren als je in een organisatie met meer dan één organisatielaag werkt.

Hoe werkt een coöperatie?

Het afgelopen jaar ben ik aangesloten bij Pentascope en kwam ik in contact met Helpgoed, waar Arwin van Holten werkt, die een deel van deze blog heeft geschreven. Beide organisaties zijn een coöperatie. Pentascope en Helpgoed zijn beide coöperaties, maar met heel verschillende diensten. Pentascope is een adviesbureau dat met name non-profitorganisaties bij hun organisatieontwikkeling ondersteunt. Helpgoed is een coöperatie met als doel om haar klanten ‘van droom naar realiteit’ te helpen, zowel in Fondsenwerving, Marketing & Communicatie en Advies. Een overeenkomst is dat bij beide coöperaties de leden hun vak of specialiteit uitvoeren, waarin vakmanschap en kwaliteit centraal staan. Er is dus geen directie, geen management en de coöperatieleden moeten op gelijkwaardige manier met elkaar samenwerken en een bedrijf runnen.

Wie is er verantwoordelijk voor het collectief doel?

Experimenteren
Pentascope experimenteert al jaren in de eigen organisatie met horizontaal samenwerken en helpt dan ook organisaties de stappen te zetten naar zelforganisatie. Toch is het in een platte organisatie volledig anders dan in een organisatie, waar een management de koers bepaalt. Bij Pentascope worden beslissingen genomen met de consent-methode, tijdens een maandelijkse thermomeeting (een besluitvormende vergadering) waar iedereen agendapunten voor mag in brengen en die iedereen dan ook mag bijwonen. Er is een thermoteam, die verantwoordelijk is voor het bewaken van het collectief doel. Daarin zit de collega die de controller rol op zich heeft genomen, het boegbeeld (die buiten het verhaal van Pentascope vertelt) en een senior collega met veel ervaring met organisatieontwikkeling. De overige professionals zijn georganiseerd in opgaveteams, die elk een vakgebied onder hun hoede hebben. Zij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor acquisitie en ontwikkeling in het vak.

De weg naar gedeelde verantwoordelijkheid

Arwin:
Helpgoed is een idealistische coöperatie die klanten helpt om verder te komen in hun dromen. Of het nu de fondsenwerving is om mooie projecten te realiseren, muzikanten zijn die verder willen komen in hun carrière of leiders die wel wat advies kunnen gebruiken. Een aantal initiatiefnemers zijn de coöperatie begonnen en al snel is dat uitgegroeid tot een complementair team van ZZP-professionals. De bedrijfsfilosofie van Helpgoed is om werk te zoeken bij de kwaliteiten en professie van de ZZP’ers. De laatste jaren begint het steeds serieuzere vormen aan te nemen en ze groeien flink, maar daarbij hoort ook dat er soms wat orde op zaken gesteld moet worden. Hoe zorgen zij er bijvoorbeeld voor dat de verantwoordelijkheid gedeeld blijft en de controle niet bij enkele mensen komt te liggen?

Leiderschapsrollen in Samensturing

Bij het organisatieprincipe Samensturing zijn er drie leiderschapsrollen. Deze worden vaak door het management ingevuld, maar dat hoeft niet. De verbindingen met het collectief doel en onderling ontstaan bij een nieuw initiatief vanzelf, maar blijven niet bestaan. Er is onderhoud nodig. Daarom zijn er beschermers nodig van deze verbindingen:
• Een beschermer van het collectief doel
• Een beschermer van de verticale verbinding
• Een beschermer van de horizontale verbinding

Intrigerend is hoe je deze leiderschapsrollen in een coöperatie kunt beleggen, als er geen manager of directeur is.
Bij Helpgoed is de zoektocht hoe er een gedeelde verantwoordelijkheid kan zijn en de controle niet bij enkele mensen komt te liggen. Bij Pentascope is er een spagaat tussen autonomie en gezamenlijkheid, omdat de coöperatieleden bij de klant bezig zijn, vraagt het extra inspanning om de verbinding met elkaar te houden. Hoe kun je de verbinding garanderen als er geen management is? Met andere woorden:
Hoe zit het met deze leiderschapsrollen bij een platte organisatie?

Iedereen verantwoordelijk

Bij Pentascope zijn we gezamenlijk op zoek naar de oplossing hiervoor. In een coöperatie is iedereen verantwoordelijk, maar daarmee neemt soms niemand de verantwoordelijkheid als er iets in de samenwerking schort of niet werkt, merken we. In Samensturing is één van de drie leiderschapsrollen de horizontale verbinder. Daarom zou het benoemen van een horizontale verbinder een mooie rol zijn die de gezamenlijkheid en groepsdynamiek bewaakt. Deze is niet verantwoordelijk voor het oplossen van deze signalen, maar kaart het wel aan als dat nodig is. We zijn hiermee bezig. Ook besteden we regelmatig bij teamdagen aandacht aan het collectief doel, wat dit betekent in het hier en nu en hoe we samenwerken en hoe we dit vertalen naar ons eigen werk bij de klant.

Mooie intentie, lastige praktijk

Arwin:
Helpgoed heeft bewust gekozen voor een coöperatieve insteek om de relatie en bedrijfsvoering gelijkwaardig te houden. In het ZZP-team is namelijk iedereen van belang met zijn of haar specialisatie en verdient daarin een stem. Een samensturing standpunt waar veel bedrijven iets van kunnen leren. Ondanks deze goede intentie blijkt de praktijk vaak weerbarstiger. Zo is het bijvoorbeeld een uitdaging om de overige taken onderling te verdelen en autonomie te borgen. Dit komt mede doordat overleg lastig is, aangezien de meeste leden beperkt aanwezig zijn en de extra uren niet gefactureerd kunnen worden. Hierdoor is het voor velen lastig het overzicht op de werkvloer te bewaren en extra taken naast het huidige werk op te pakken. Voor nu komen deze taken vaak bij een van de initiatiefnemers van de coöperatie terecht. Zij zijn in deze constructie ook vaak verantwoordelijk voor het binnenhalen van klanten en hebben daardoor een beter overzicht op wat er hoe en wanneer moet gebeuren.
Ook bij coöperaties kan er met Samensturing winst behaald worden. Op 20 december zullen de coöperatieleden van Helpgoed een teamdialoog voeren om het collectieve doel weer helder te krijgen en welke kaders er nodig zijn om de gedeelde verantwoordelijkheid scherp te houden.

Luisteren en valideren

Als ik deze voorbeelden zo teruglees, realiseer ik me dat zowel Pentascope als Helpgoed heel actief bezig zijn met één van de belangrijkste waarden van Samensturing: luisteren en valideren. Bij elke stap in een zoektocht (lees: een punt waar een besluit of afspraak over gemaakt moet worden), toetsen we aan het collectief doel en de kaders en stemmen we af met de andere coöperatieleden. Wat vinden zij en hoe kijken zij tegen het betreffende vraagstuk aan? Niet alleen is het belangrijk om iedereen te betrekken omdat ze zich dan ook mede-eigenaar voelen van het besluit, maar ook omdat iedereen vanuit zijn eigen invalshoek een constructieve bijdrage kan leveren waar je van tevoren nog niet aan gedacht hebt in een kleiner comité (of alleen).

De lessen voor elke organisatie

Wat kun je als organisatie met meer dan één organisatielaag hiervan leren? Ik heb in mijn blog een aantal punten genoemd, waar elke organisatie zijn voordeel mee kan doen:

  1. Beleg de leiderschapsrollen.
  2. Bewaak de balans tussen autonomie en gezamenlijkheid (horizontale leiderschapsrol).
  3. Vakmanschap is heel belangrijk, maar vergeet de verbinding met de organisatie (bedrijfsmatig én met het collectief doel) niet (verticale leiderschapsrol).
  4. Iedereen doet mee is een randvoorwaarde voor gezamenlijkheid.
  5. Als iedereen verantwoordelijk is, neemt niemand verantwoordelijkheid. Beleg dus taken en rollen.
  6. Houd het collectief doel ‘alive’. Bespreek regelmatig hoe iedereen zich verbindt met het collectief doel. Hoe past hij dit in zijn werk toe? Wat is zijn bijdrage aan het collectief doel? Wat is daarvoor nodig en hoe kunnen andere teamleden hierbij helpen? Wordt deze bijdrage door andere teamleden herkend en erkend?
  7. Bedenk een periodiek ritueel om te verbinden met het collectief doel. Dat kan van alles zijn: een wandeling, een meeting, een paintball gevecht. Maakt niet uit. Als het collectief doel maar centraal staat.
  8. Toets elke stap, elk besluit aan het collectief doel en de kaders.
  9. Luister naar en valideer bij alle betrokkenen bij elke stap en elke (voorbereiding op) een besluit.

Meer weten over samensturing? Neem gerust contact op met mij of Arwin van Holten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *